Xpenses entlastet Dich bei Deinen Spesen
Du oder einer Deiner Mitarbeitenden befinden sich gerade mit einem Kunden in einem Restaurant am Mittagessen? Jetzt möchtest Du nur noch kurz Deine Spesen abrechnen? Kein Problem, mit Xpenses kannst Du das von überall aus und jederzeit tun.
Und das Beste ist, der jeweilige Vorgesetzte kann diese auch gleich von überall aus visieren! Du sparst also Zeit, Nerven und vermeidest einen Papierkrieg. Xpenses führt zu zufriedenen Mitarbeitern und macht die HR- und Finanzabteilung Deines Unternehmens effizienter.
Mit Xpenses fotografierst Du einfach Deine Quittung, lässt die automatische Text-Erkennung für Dich arbeiten und ergänzt, falls gewünscht, weitere Angaben. Deine gesammelten Belege leitest Du an Deinen Vorgesetzten zur Bearbeitung weiter. Das war’s. Der Visumsgeber kann die Spesen freigeben, ablehnen oder auch Rückfragen dazu stellen. Ist das Visum erteilt, kann das HR oder die Finanzbuchhaltung die Daten einfach via CSV-File exportieren und in die eigene ERP-Lösung einlesen.
Nicht nur das: Mit der Administrationsoberfläche kannst Du alle Stammdaten selbstständig verwalten und jederzeit Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen – z. B. bei neuen Mitarbeitenden, zu ergänzenden Projekten oder auch Änderungen zu Spesenberechtigungen.
Du siehst also, mit Xpenses hat Deine Firma ein Rundum Sorglos-paket!
...und solltest Du doch mal Hilfe benötigen, ist unser kompetentes Team für Dich da.
Überzeugt? Dann lege gleich mit der Auswahl Deines Paketes los und teste Xpenses 30 Tage kostenlos und unverbindlich.
Xpenses bietet Dir durch Automatisierung kürzere Durchlaufzeiten und überzeugt durch eine einfache Bedienung. Die App ist mehrsprachig (DE, EN, FR, IT) und für Android sowie iOS erhältlich.
SO EINFACH ERFASST DU IN ZUKUNFT DEINE SPESEN MIT XPENSES:
..UND SO EINFACH GIBST DU DIE SPESEN DEINER MITARBEITENDEN FREI:
Folgende Spesentypen kannst Du mit Xpenses erfassen:
- Diverse Spesen: Spesen ohne vorgegebene Werte wie beispielsweise Reise- und Verpflegungsspesen oder Kundenauslagen
- Pauschalspesen: Pauschalspesen mit fixen Beträgen
- Fahrzeugspesen: Auto-Kilometer auf Berechnungsbasis der FZ-Kategorie
Folgende Freigabemöglichkeiten hast Du:
- Einstufige Freigabe (Basic Paket)
- Mehrstufige Freigabe (Professional Paket): Mit der mehrstufigen Freigabe kannst Du individuell definieren, bei welchen Stellen ein zusätzliches Visum eingeholt werden soll.
- Freigabe über Xpenses Web (Browser-Version): Mit der Xpenses Web Version können Spesenbelege auch am PC visiert werden (Professional Paket).
Um Dir den Spesenprozess so einfach wie möglich zu gestalten, bietet Dir Xpenses noch viel mehr:
- Markierung bei Zahlung mit Kreditkarte: Gib an wenn die Zahlung über Deine Firmen-Kreditkarte erfolgt ist (Professional Paket).
- Trinkgeld-Button: Ermöglicht die Eingabe von Trinkgeld, das vom Arbeitgeber entschädigt wird.
- Erfassung in der App oder im Browser: Xpenses ermöglicht Dir die Spesenerfassung in der Mobile App (Basic Paket) und/oder im Browser mit Xpenses Web (Professional Paket).
- Gruppen Spesenberechtigungen: Kleinspesen werden vielfach durch Pauschalspesen abgedeckt. Xpenses ermöglicht Dir frei definierbare Gruppen mit definierbaren Einschränkungen. Die App benachrichtigt Dich, wenn Schwellenwerte überschritten und Richtlinien verletzt werden (Professional Paket).
- Super User: Wird der Super User aktiviert, so hat dieser die Übersicht über alle Spesen Deiner Mitarbeitenden.
Mit Xpenses hast Du Deine und die Auslagen Deiner Mitarbeitenden im Griff. Du wirst eine höhere Sicherheit, bessere Qualität und eine deutliche Fehlerreduktion im Spesenprozess erreichen . Die Historisierung und Aufbewahrungspflicht ist mit unserem Cloud Service (Hosting in der Schweiz) gewährleistet.
dIE FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK
Xpenses verfügt über Standard- als auch Zusatzfunktionen, die mit der Wahl des entsprechenden Xpenses-Pakets durch Dich bestimmt werden. In unserem Basic-Paket sind bereits alle notwendigen Funktionen vorhanden, um die Spesen von der Erfassung bis zur Auszahlung durchzuführen.
Funktionalitäten die überzeugen
- Datensicherung in der Cloud (in der Schweiz gehostet)
- Automatisierte Archivierung des digitalen Beleges
- Klassifizierungs-Service für die automatische Datenerkennung
- Leistungserbringer (über UID-Nr.), Datum, Betrag sowie MwSt.-Anteil werden automatisch erkannt und ausgelesen
- Online- / Offline-Modus
- Selektion von Kostenart, Kostenstelle und Projekt (Professional Paket)
- Abgleich Deiner Kreditkarten-Zahlungen mit der Kreditkarten-Rechnung (Professional Paket)
Xpenses Cloud stammdaten-verwaltung
In Xpenses Cloud erfasst und verwaltest Du alle Stammdaten selbst. Du sparst Dir somit etwaige Einführungskosten.
Wie das funktioniert?
Entscheide Dich für ein Paket und schliesse die Registrierung ab. Im Anschluss erhältst Du die Bestellbestätigung per E-Mail. In dieser Nachricht sind Deine Admin-Zugangsdaten für Xpenses Cloud aufgeführt. Logge Dich dann in Xpenses Cloud ein und beginne Schritt für Schritt mit der Stammdaten-Erfassung.
Die Stammdaten wie Firmenadresse, Mitarbeiterinformationen, Spesenarten und Exportdetails verwaltest Du alle selbst. Wir stehen Dir natürlich für Hilfestellung zur Seite.
So einfach war es noch nie - registriere Dich noch heute und beginne mit Deinem kostenlosen Testmonat.
Weitere informationen
Du hast nicht alle benötigten Informationen gefunden oder möchtest gerne noch mehr über Xpenses erfahren? Dann hast Du die Möglichkeit, uns über das Kontaktformular anzuschreiben oder aber direkt einen Termin mit uns zu vereinbaren. Wir nehmen uns gerne Zeit für Dich und stellen Dir und Deinen Mitarbeitenden Xpenses persönlich vor.
